Przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów

Informacja odnośnie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów oraz osób reprezentujących kontrahentów i osób do kontaktu „Fundacja Fiducia” POBIERZ TUTAJ

Dbając o przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych przedstawiamy informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych naszych partnerów biznesowych:

1. Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych osób występujących w roli:

• kontrahentów będących stronami relacji z nami oraz potencjalnych kontrahentów (osoby fizyczne),
• osób reprezentujących aktualnych i potencjalnych kontrahentów instytucjonalnych (uprawnieni do reprezentacji podmiotów innych niż osoby fizyczne),
• osób wskazanych przez aktualnych i potencjalnych kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji łączących nas umów/relacji handlowych (np. członkowie zespołów projektowych, osoby obsługujące bieżące kontakty w tym zamówienia bądź reklamacje itp.)

jest Fundacja „FIDUCIA” z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Dworkowa 2, 43-300, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego oraz do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000817648.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować listownie kierując korespondencję na adres: Fundacja „FIDUCIA”, ul. Dworkowa 2, 43-300 Bielsko-Biała, bądź na adres e-mail: iod@cavatinahall.pl.

2. Cele i podstawa prawna przetwarzania oraz kategorie przetwarzanych danych osobowych

W ramach naszych relacji biznesowych z kontrahentami, możemy przetwarzać dane osobowe osób wskazanych powyżej w następujących celach oraz w oparciu o poniższe podstawy prawne:

1. wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną zawartej
   z nami umowy lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy takich jak: negocjacje, wymiana dokumentów itp. (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. wywiązania się z obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. wynikających z przepisów podatkowych i z zakresu rachunkowości;
3. realizacji uzasadnionych interesów – naszych lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Takimi uzasadnionymi interesami są:

• umożliwienie kontaktowania się, w tym wymiana korespondencji oraz prowadzenie wewnętrznych rejestrów kontrahentów służących umożliwieniu nam kontaktu
  z kontrahentami, w celach związanych z podejmowaną lub prowadzoną współpracą;
• prowadzenie działań w postaci marketingu bezpośredniego, w tym komunikacja marketingowa z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon)
  i automatycznych systemów wywołujących oraz wysyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną;
• przesyłanie danych osobowych w ramach grupy kapitałowej Cavatina do wewnętrznych celów administracyjnych;
• ustalenie lub dochodzenie ewentualnych roszczeń, bądź obrona przed takimi roszczeniami;
• zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej, w tym weryfikacja kontrahentów
  w publicznych i komercyjnych rejestrach.

Przetwarzamy wyłącznie takie kategorie danych osobowych, które są niezbędne dla realizacji ww. celów, tj. dane identyfikacyjne (w szczególności imię i nazwisko, stanowisko) oraz dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu itp.) osób wskazanych w pkt 1 powyżej, jak również wszelkie dane związane z realizacją umowy. 

3. Udostępnianie danych osobowych 

Możemy udostępnić Państwa dane osobowe do realizacji celów wymienionych poniżej następującym kategoriom odbiorców: 

• Podmiotom współpracującym, które uczestniczą w procesach niezbędnych do prowadzenia naszej działalności, w tym: podmiotom wspomagającym nas w zakresie obsługi technicznej
  i informatycznej, kancelariom prawnym i firmom windykacyjnym, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów, rachunkowo-księgowe, audytowe i doradcze, podmiotom zapewniającym usługi płatnicze, operatorom pocztowym i firmom kurierskim.
• podmiotom powiązanym z nami w ramach grupy kapitałowej Cavatina.

4. Okres przechowywania

Państwa dane osobowe zostaną usunięte, jeśli przechowywanie danych osobowych nie jest już konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Zasadniczo przechowujemy dane osobowe przez okres: 

1. realizacji zawartych umów i do czasu ich prawidłowego rozliczenia,
2. realizacji prawnych obowiązków w zakresie ich przechowywania (wskazanych np. przez przepisy podatkowe i rachunkowe), 
3. do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń z zawartych umów oraz niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, 
4. niezbędny do udokumentowania przed organami nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na nas, 
5. do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (kiedy dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu).
6. do momentu wycofania zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną i/lub komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. komputer, telefon) i automatycznych systemów wywołujących.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Możemy przekazywać dane osobowe poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Przekazywanie danych osobowych następuje wówczas w oparciu o wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku): decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, wiążące reguły korporacyjne lub standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.

6. Przysługujące prawa

Mają Państwo prawo do:

• uzyskania od nas potwierdzenia, czy przetwarzane są Państwa dane osobowe oraz do uzyskania dostępu do tych danych, 
• sprostowania błędnych danych osobowych i uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, 
• usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
• ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych przepisami RODO, 
• przenoszenia danych w przypadkach określonych przepisami RODO,
• wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów,
• złożenia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, np. w Polsce – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• wycofania swojej zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie danych osobowych jest oparte na Państwa zgodzie). Wycofanie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.

7. Źródło pochodzenia danych i wymóg podania danych

W przypadku kontaktowania się z nami w imieniu kontrahenta, Państwa dane mogły nam zostać udostępnione przez ww. podmiot w związku z realizacją łączącej nas relacji biznesowej. Kiedy kontakt jest inicjowany przez nas to Państwa dane w wybranych przypadkach mogą pochodzić również
z powszechnie dostępnych rejestrów/baz danych, w tym Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Biuletynu Informacji Publicznej lub stron internetowych. 

W sytuacji gdy dane osobowe pochodzą bezpośrednio od Państwa ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia lub prawidłowej realizacji zawartej między nami umowy, bądź też może być Państwa obowiązkiem służbowym. Podanie danych w celach wynikających z przepisów prawa jest obowiązkowe na podstawie stosownych przepisów prawa.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane w celach wyżej wymienionych nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.